非营利组织的秘书在促进沟通、确保对重要组织记录的适当管理和利用方面发挥着关键作用。一般来说，一个组织的章程会规定秘书的职责，然而，职责可能会不时地改变，因为可能由董事会分配。当秘书的角色被塑造成符合组织独特的结构和需求，而不是满足标准的职位描述时，秘书对组织最有用。
一般来说，秘书应具备处理下列事宜的能力:
沟通——秘书的主要角色
公司的秘书是董事会、管理层和成员(如果有的话)之间沟通的一个活跃的渠道，通过适当通知任何会议并及时分发诸如议程和会议记录等材料。秘书应了解组织的记录和相关材料，并应能够就相关议题向董事会提供建议和资源，例如在会议上讨论的特定治理问题或国家公司法的新修正案。在董事会履行其受信义务时，秘书应以帮助董事会为目标。
调度，通知和材料
秘书的任务是了解和遵守通知要求，安排会议以适应董事。通知要求可能特别重要，应该严格遵守，因为不适当的通知会使组织面临挑战。秘书负责安排董事会会议，并应确保每年根据该组织的规章制度举行足够数量的会议。一般来说，如果秘书在会议前准备并发送足够远的会议材料，让每位董事审阅这些材料，纠正错误，准备问题和评论，董事会就能更高效有效地召开董事会会议。
会议记录
秘书还负责记录会议记录。会议记录是一种重要的组织文件，提供重要信息的记忆年表，如董事会的行动、官员或董事的选举，以及来自委员会和工作人员的某些报告。会议记录在国税局的审查中具有重要的法律意义，在法庭上也可以作为证据，例如，有人质疑某些行为或立场的合法性。秘书应具备准确记录会议记录的能力，并对会议中讨论的任何特殊或机密信息保持敏感。想了解更多关于分钟的信息，看到董事会会议纪要 -第一部分和第二部分。
保存公司档案
作为本组织记录的保管者，秘书负责保存准确的文件和满足法律要求，例如每年提交文件的截止日期。为公司秘书准备一份截止日期的日历可能会有帮助，其中可能包括向公司的州秘书、司法部长、州税务机构和国税局提交的文件。局长负责在有需要时检讨及更新文件，并确保所有文件均妥善存放，并方便董事及/或成员查阅。在加州，一个组织的公司章程和规章制度，如修订到目前为止，应该在公司的主要办公室检查。此外，非营利组织的免税申请和过去三年的美国国税局的年度申报表必须可供公众检查。
秘书这个职位职责广泛，要求的不仅仅是出席所有的董事会会议。如果公司采用会员投票结构，需要额外的通知程序和投票，那么这些责任可能会增加。每个董事会都应该仔细考虑秘书如何才能最好地服务于他们的组织。
成为一名高效秘书的秘诀
- 开发和分发董事会的日历在每年的开始之前
- 了解记录时间时什么该记录，什么不该记录
- 维护一个包含治理文件、关键治理政策、董事会会议记录和书面同意的董事会活页夹
- 考虑使用适当安全的电子储存的关键文件作为备份
- 确保有足够的数据的可比性与依赖这些信息的董事会行动相关联(例如，为了获得a可反驳的合理推定)
陷阱，以避免
- 不遵守有关会议通知、发送和接收电子通信、提名和选举董事和高级管理人员的管理文件和适用法律的规定
- 把会议记录当作会议记录
- 记录行政会议会议记录中的讨论将向所有成员开放
- 在没有足够安全措施的情况下存储分钟和其他敏感文件
我们最近选出了新的秘书，不过在老书记不会放弃邮箱键或组织的电话。我们做的三件大事了一年，她认为自己的供应商委员会主席，她和总统国家的供应商应用程序并不代表信件，但业务事宜。因此，她应保持电话和邮箱密钥的控制。我曾经主张，这些应该是司的控制之下。谁是正确的？
人员，包括秘书的职责，通常由董事会通过的治理文件或职位描述定义。总统，如果他或她是CEO，也可有将权力下放和责任，其他人员的权力。通过查看章程开始，如果董事会认为一些澄清需要相对于角色和职责，让董事会采取行动，进行必要的修改和澄清。
我在一所非常小的特许学校工作，担任商务办公室管理员。我的老板是学校主任。她刚准备嫁给董事会秘书。突然，他们说大多数公司都有一个董事会，有一个办公室管理员，办公室管理员就是做会议记录的人。我不认为这是我工作的一部分，我不应该觉得有义务这么做。我错了吗?
让一名拥有必要技能和相应工作职责的员工在董事会上做会议记录是很正常的(除非董事会进入执行会议)。秘书仍然可以在会议记录上签字，以证明会议已经正式通过(在董事会批准之后，通常在下次会议上)。个别管理员的工作职责是否兼容可能取决于工作描述，但雇主通常可以根据组织的需要更改描述。
问候。我是一家非营利性公司的董事会秘书。我也是个律师助理，但肯定不是律师。因为我了解法律术语和律师的方式解决企业治理和风险,我经常呼吁由董事会给他们我的观点我们应该确定是否修改,改变我们的公司结构,修改我们的规章制度,和地址的组织的风险责任。
将建议董事会通过关于此类事项构成法律的做法？
无论提供的建议是法律咨询或不经常是一个很难回答的问题，一个我不是真的有资格回答。我认为这没关系，让您的观点您是否认为在结构或章程的变化是可取的（它可能是你的责任，如果你也是董事会成员）。但是，这将确保董事会知道，你是不是律师，你是不是提供了审计委员会被允许依靠法律意见是非常重要的。这将是最好要清楚，你是谁的人有法律背景的工作，但不是作为一个律师贡献。
小型共管公寓的总统是常见的做法吗?在秘书分发会议记录之前先看一看
一般来说，对于小型非营利组织来说，总裁在将秘书准备的会议记录草案分发给董事会批准之前审阅这些文件是很常见的。
我在我们的第一次董事会会议选举产生的书记4个月前有协议，主持1年。布什总统最近决定，她希望她的妈妈来接替我的位置，因为她更接近她。难道这还不够的正义事业理由让我出来投票支持我的去除？
附例可规定秘书的任期，以及官员(包括秘书)如何选举和如何免职。通常情况下，董事会可以选举和罢免官员，但罢免和替换官员可能不需要理由。这并不意味着仅仅为了选出总统的母亲而撤换是为了公司的最佳利益或良好的做法。
嗨，我们的非营利性组织秘书长已决定离开，恕不另行通知，并保持我们所有的记录。我们问她返回的记录，但她忽略了请求。我们可以做什么？
在这种情况下，与律师协商可能会有所帮助。律师与秘书或前秘书之间的沟通可能足够强烈，可以引起对方的回应。如果需要，可能会有进一步的法律回应。
我们非营利组织的秘书一直在更改成员的议程要求，有一次还忽略了将一个要求列入议程。你会怎么做?
伊丽莎白，我没有足够的信息来了解什么是在这种情况下适当的。成员通常不具备的法定权利来设置议程的会员大会。通常情况下，这样的议程由主席或主持会议的官员在会员大会设置及秘书或工作人员分发。如果每个人都可以设置议题，可能没有足够的时间来充分覆盖等项目，所有需要会员投票/批准的行动项目。